"Đào tạo nhân viên mới không chỉ là về quy trình – Tại sao mọi công ty nên coi trọng điều này?"

Trong bài viết trước, tôi đã thảo luận về tầm quan trọng của một quy trình tiếp nhận nhân viên mới được cấu trúc tốt. Sau khi xuất bản, tôi đã nhận được một số ý kiến sâu sắc khuyến khích tôi mở rộng thêm về chủ đề này.

Một độc giả đã chia sẻ trải nghiệm của họ:

"Trong các vị trí tôi đã đảm nhiệm cho đến nay, tôi được kỳ vọng sẽ làm quen với các quy trình và thích nghi với hệ thống của công ty. Phần còn lại là công việc tự định hướng, và người ta giả định rằng tôi biết cách xử lý trách nhiệm của mình."

Một bình luận khác đã nêu ra một điểm thú vị về các quy trình có cấu trúc trong việc tiếp nhận nhân viên mới:

“Việc tiếp nhận nhân viên mới tốt đòi hỏi các quy trình được xác định rõ ràng. Trong khi tư duy quy trình có vẻ hiển nhiên trong sản xuất, tôi tự hỏi nó áp dụng như thế nào trong bán hàng và, thậm chí còn hơn thế, trong tiếp thị.”

Cả hai bình luận đều nêu bật những vấn đề quan trọng đáng để thảo luận chi tiết hơn.

Onboarding không chỉ là các quy trình

Trong nhiều công ty, nhân viên mới nhận được một buổi giới thiệu cơ bản: quyền truy cập vào các hệ thống, chính sách công ty và một danh sách các quy trình để xem xét. Và chỉ có vậy. Họ được kỳ vọng sẽ tự tìm hiểu phần còn lại.

Cách tiếp cận này có hiệu quả không? Đối với một số người, có—đặc biệt là những chuyên gia có kinh nghiệm đảm nhận các vai trò tương tự như công việc trước đây của họ. Nhưng còn những người mà:

• Bạn có đang chuyển đổi từ một ngành khác không?
• Tham gia một công ty có văn hóa tổ chức và cách làm việc hoàn toàn khác?
• Đang ở giai đoạn đầu của sự nghiệp và vẫn đang học nghề?

"Nếu không có một quy trình onboarding được tổ chức tốt, nhân viên thường cảm thấy lạc lõng và thiếu động lực. Ngay cả khi họ có những kỹ năng kỹ thuật cần thiết, họ có thể không hoàn toàn hiểu công ty hoạt động như thế nào, những gì được mong đợi ở họ, và các tiêu chuẩn nội bộ là gì."

Hệ quả? Thiệt hại cho cả Công ty và Nhân viên

• Nhân viên cảm thấy không an toàn, mắc sai lầm và lãng phí thời gian cố gắng tìm ra họ nên làm gì.
• Các nhà quản lý và đồng nghiệp mất năng suất khi họ liên tục trả lời những câu hỏi giống nhau.
• Công ty đang đối mặt với nguy cơ tỷ lệ nhân viên rời bỏ cao—bởi vì những nhân viên mới không cảm thấy thoải mái và không thấy tương lai trong tổ chức.

Đây không phải là một vấn đề đơn lẻ—nghiên cứu cho thấy rằng 20% nhân viên rời bỏ trong vòng 45 ngày đầu tiên nếu họ cảm thấy không được hướng dẫn đầy đủ.

"Đào tạo nhân viên mới trong Bán hàng và Tiếp thị – Có thể xác định quy trình không?"

Bình luận thứ hai đã nêu ra một câu hỏi quan trọng khác: Liệu việc đào tạo nhân viên trong lĩnh vực bán hàng và tiếp thị cũng nên tuân theo các quy trình có cấu trúc không?

Câu trả lời rất đơn giản: Có!

Mặc dù bán hàng và tiếp thị có vẻ ít cấu trúc hơn so với sản xuất, nhưng thực tế chúng bao gồm nhiều quy trình có thể lặp lại, có thể được tài liệu hóa, tiêu chuẩn hóa và tối ưu hóa.

Quy trình Đào Tạo Nhân Viên Bán Hàng Trông Như Thế Nào?

Một nhân viên bán hàng mới không thể chỉ đơn giản "ngồi xuống và bắt đầu bán hàng." Họ cần có hướng dẫn rõ ràng về:
✅ Sản phẩm hoặc dịch vụ của công ty – những gì đang được cung cấp, các tính năng chính và lợi thế cạnh tranh.
✅ Quy trình bán hàng – hành trình khách hàng, đủ điều kiện khách hàng tiềm năng, và các giai đoạn của phễu bán hàng.
✅ Chiến lược định giá – chính sách giảm giá, điều kiện bán hàng và các khía cạnh có thể thương lượng.
✅ Quản lý quan hệ khách hàng – tiêu chuẩn giao tiếp, xử lý phản đối, và xây dựng mối quan hệ lâu dài.
✅ Công cụ đã sử dụng – Hệ thống CRM, nền tảng tự động hóa bán hàng và các phương pháp báo cáo.

Nếu không có kiến thức này, một nhân viên bán hàng mới sẽ phải dựa vào trực giác và thử nghiệm. Điều này lãng phí thời gian và giảm hiệu quả của họ.

Và Còn Về Đào Tạo Marketing Thì Sao?

Tiếp thị cũng là một quy trình. Một thành viên mới trong đội ngũ tiếp thị cần hiểu:
✅ Đối tượng mục tiêu của công ty – ai là khách hàng lý tưởng, nhu cầu của họ và các chiến lược truyền thông hiệu quả.
✅ Chiến lược tiếp thị – các kênh truyền thông, hướng dẫn nội dung và tông giọng thương hiệu.
✅ Quy trình chiến dịch – từ lập kế hoạch đến thực hiện và phân tích hiệu suất.
✅ Công cụ đã sử dụng – Google Ads, các nền tảng mạng xã hội, phần mềm tự động hóa tiếp thị, SEO và phân tích.

Nếu không có quy trình đào tạo có cấu trúc này, các nỗ lực tiếp thị có thể trở nên hỗn loạn, và nhân viên mới gặp khó khăn trong việc hiểu vai trò và kỳ vọng của họ.

Cách thực hiện một quy trình tiếp nhận hiệu quả cho Bán hàng và Tiếp thị?

Giải pháp tốt nhất là một chương trình onboarding kỹ thuật số cung cấp thông tin có cấu trúc theo định dạng hệ thống. Nó hoạt động như thế nào?

1️⃣ Tài liệu đào tạo dưới dạng video, e-book và bài thuyết trình – đảm bảo rằng tất cả nhân viên mới nhận được thông tin nhất quán, được tổ chức tốt.
2️⃣ Quy trình chuẩn hóa và kịch bản bán hàng – để nhân viên bán hàng không phải tự sáng tạo giao tiếp với khách hàng từ đầu.
3️⃣ Bài kiểm tra và câu đố kiến thức – để xác minh rằng nhân viên đã tiếp thu thông tin chính.
4️⃣ Truy cập tài liệu theo yêu cầu – việc đào tạo không phải là một sự kiện chỉ diễn ra một lần. Nhân viên có thể xem lại tài liệu đào tạo bất cứ khi nào họ cần.
5️⃣ Bảng điều khiển quản lý – cho phép các trưởng nhóm theo dõi ai đã hoàn thành đào tạo và đánh giá tiến độ của họ.

Cách tiếp cận này đảm bảo tính nhất quán trong toàn công ty – bất kể ai tham gia vào đội ngũ, mọi người đều trải qua cùng một quy trình và đạt được cùng một mức độ kiến thức.

Kết luận – Đào tạo nhân viên mới không phải là một lựa chọn, mà là một điều cần thiết

✔ Quá trình onboarding không chỉ là một thủ tục – nó rất quan trọng để đảm bảo nhân viên mới trở nên năng suất nhanh chóng.

✔ Chỉ cung cấp hướng dẫn thủ tục là không đủ – các công ty phải xác định rõ cách thức hoạt động của họ trong thực tế.

✔ Các đội ngũ bán hàng và tiếp thị cũng cần có quy trình được cấu trúc – càng rõ ràng những quy trình này được phác thảo, nhân viên càng nhanh chóng đạt được kết quả.

✔ Chương trình đào tạo và hướng dẫn số tiết kiệm thời gian và đảm bảo việc chuyển giao kiến thức nhất quán.

Công ty của bạn vẫn còn dựa vào phương pháp "quan sát và học hỏi" để đào tạo nhân viên mới không? Có lẽ đã đến lúc thay đổi.

Bạn có muốn triển khai quy trình onboarding và đào tạo hiệu quả cho đội ngũ của mình không? Hãy xem đề nghị của chúng tôi:

👉 Khóa học đào tạo trực tuyến: www.rolbatch.eu/pl/collections/online-courses
👉 Đào tạo tùy chỉnh cho công ty của bạn: www.rolbatch.eu/pl/pages/kursy-online-na-indywidualne-zamowienie-recykling-tworzyw-sztucznych

Đầu tư vào việc đào tạo nhân viên mới có nghĩa là đầu tư vào sự thành công của công ty bạn.